Definicije
V tej politiki so uporabljeni osnovni izrazi za osebne podatke in obdelavo. Pomen teh izrazov je razložen, da se zagotovi preglednost glede obdelave podatkov.
- Osebni podatki so katerakoli informacija, s katero je mogoče identificirati fizično osebo, neposredno ali posredno, na primer ime, e-poštni naslov, telefonska številka ali IP-naslov.
- Obdelava pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, opravljenih z osebnimi podatki, kot so zbiranje, shranjevanje, uporaba, posredovanje, arhiviranje ali brisanje.
- Uporabnik pomeni vsako fizično ali pravno osebo, ki obišče spletno stran, pošlje zahtevek ali sodeluje pri storitvah, ki jih zagotavlja NotarTopWeb za notarje.
- Storitev označuje izdelavo, upravljanje in vzdrževanje spletnih strani ter povezanih funkcionalnosti, ki jih NotarTopWeb nudi notarjem in njihovim strankam.
- Piškotki so majhne tekstovne datoteke, ki jih spletna stran shrani v napravo uporabnika za namene izboljšanja delovanja spletne strani, analitike in prilagoditve vsebine.
Zbiranje podatkov
NotarTopWeb zbira podatke neposredno od uporabnikov, avtomatično ob obisku spletne strani in ob sodelovanju s tretjimi ponudniki storitev. Namen in obseg zbiranja je odvisen od funkcionalnosti, ki jih naroči notar in od nastavitev spletne strani.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih uporabniki neposredno posredujejo preko obrazcev ali komunikacije z NotarTopWeb, se uporabljajo le za izpolnitev zahtevka ali za namen, za katerega so bili posredovani.
- Ime in priimek oziroma naziv organizacije, ko je to potrebno za identifikacijo
- Kontaktni podatki: e-pošta, telefonska številka in naslov za pošiljanje dokumentov
- Vsebina sporočil in priponk, poslanih preko kontaktnih obrazcev
- Podatki o poslovnem subjektu, vključno s poslovno številko SI16881656, kadar to zahteva pogodba ali sodelovanje
- Podatki, potrebni za rezervacije terminov ali odgovore na poizvedbe
- Morebitne preference glede komunikacije in soglasja, podana za konkretne namene obdelave
Samodejno zbrani podatki
Pri obisku spletnih strani NotarTopWeb se avtomatsko zbirajo nekateri tehnični podatki, ki omogočajo delovanje storitve in izboljšanje uporabniške izkušnje. Ti podatki običajno ne vključujejo neposrednih identifikatorjev osebe, razen če jih uporabnik neposredno ne posreduje.
- IP-naslov in podatki o brskalniku za varnostne in diagnostične namene
- Informacije o napravi in operacijskem sistemu
- Podatki o obisku strani: prikazane strani, trajanje seje in vire obiska
- Podatki iz piškotkov in podobnih tehnologij za funkcionalnost in analitiko
- Zapisniki strežnika in napake, ki pomagajo pri vzdrževanju in odpravljanju težav
- Anonimizirane ali agregirane statistične podatke za interne analize
Podatki, ki jih prejmemo od tretjih oseb
V določenih primerih NotarTopWeb prejme podatke od zanesljivih ponudnikov storitev ali partnerjev. Ti podatki se uporabljajo izključno za namen, za katerega so bili posredovani, in v skladu z dogovorjenimi pogoji obdelave.
- Ponudniki gostovanja in infrastrukture, ki zagotavljajo delovanje spletnih strani
- Analitični in oglaševalski partnerji za zbiranje anonimiziranih statističnih podatkov
- Partnerji, ki omogočajo plačilne ali rezervacijske storitve, če so vključeni na strani
Namen obdelave podatkov
Zbrane podatke obdelujemo za več jasno opredeljenih namenov, pri čemer se trudimo omejiti obdelavo na nujne in sorazmerne aktivnosti v okviru zagotavljanja storitev notarjem.
- Izpolnitev zahtevkov strank in vzpostavitev komunikacije v zvezi s spletnimi storitvami
- Vzpostavitev in upravljanje rezervacij terminov ter administrativna podpora
- Vzdrževanje in zagotavljanje varnega delovanja spletnih strani
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti in vodenje poslovnih evidenc
- Analitika obiskov in izboljševanje uporabniške izkušnje z anonimnimi podatki
- Odgovarjanje na zahteve za dostop do informacij ali uveljavljanje pravic uporabnikov
- Obvestila o pomembnih spremembah storitev ali politik, kadar je to potrebno
- Sodelovanje s ponudniki tehničnih rešitev za izvedbo funkcionalnosti, ki jih zahteva notar
Pravna podlaga za obdelavo
Obdelava osebnih podatkov temelji na eni ali več pravnih podlagah, odvisno od narave obdelave in namena. NotarTopWeb se drži načel sorazmernosti in zakonitosti obdelave.
- Izvedba pogodbe ali ukrepi pred sklenitvijo pogodbe, kadar stran uporablja storitve izdelave spletne strani
- Soglasje uporabnika za neposredne marketinške aktivnosti ali za neobvezne funkcije (če je podano)
- Izpolnitev pravnih obveznosti, na primer v zvezi z računovodstvom ali revizijo
- Utemeljen interes upravljavca za vzdrževanje varnosti, preprečevanje zlorab in zagotavljanje kakovosti storitev
Piškotki
Piškotki se uporabljajo za delovanje strani, analitiko in, če je uporabnik soglasen, za personalizacijo vsebin. Uporabniku se omogoči upravljanje privolitev glede piškotkov v nastavitvah spletne strani.
Uporabljamo tehnične piškotke, analitične piškotke in opcijsko piškotke tretjih ponudnikov za podporo funkcionalnostim in analizi prometa.
Kategorije vključujejo nujne piškotke za delovanje strani, analitične piškotke za merjenje obiska in opcijske piškotke za izboljšanje uporabniške izkušnje.
Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov preko orodja za upravljanje soglasij na spletni strani ali preko nastavitev brskalnika; to lahko omeji nekatere funkcionalnosti.
Več o piškotkih in upravljanju soglasij
Posredovanje podatkov
NotarTopWeb podatke deli le s skrbno izbranimi ponudniki, ki sodelujejo pri zagotavljanju storitev. Posredovanje poteka na podlagi pogodbenih določil in z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi.
- Ponudniki gostovanja in varnostnih storitev za potrebo delovanja spletnih strani
- Tehnični partnerji za plačila, rezervacije ali integracije, kadar so vključeni
- Pravne in računovodske storitve, kadar je posredovanje podatkov potrebno za izpolnitev zakonskih obveznosti
- Analitične platforme za obdelavo anonimiziranih statističnih podatkov
- Drugi pogodbeni ponudniki, ki izvajajo storitve v imenu NotarTopWeb in ki so zavezani k varstvu podatkov
- V primeru pravnih zahtev ali uradnih postopkov lahko podatke posredujemo pristojnim organom v skladu z zakonodajo
Prenosi podatkov v tujino
Če je treba podatke prenesti izven Evropskega gospodarskega prostora, NotarTopWeb zagotovi ustrezne varnostne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule ali druge pravne mehanizme, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva podatkov.
Za prenose se uporabljajo priznani varnostni ukrepi, vključno s pogodbenimi zavezami in tehničnimi zaščitami, ter pregledom skladnosti prejemnikov s standardi varstva podatkov.
Hranjenje podatkov
Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, ali v skladu z zakonskimi zahtevami. Po preteku obdobja jih izbrišemo ali anonimiziramo.
Podatki, povezani z upravljanjem računa in pogodbenimi obveznostmi, se hranijo skladno z računovodskimi in pravnimi zahtevami za obdobje, ki ga predpisuje zakonodaja.
Sporočila in korespondenca se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za reševanje poizvedb in za izpolnitev pogodbenih ali pravnih obveznosti.
Dnevniški zapisi in tehnični logi se hranijo omejeno obdobje zaradi varnosti, diagnostike in preprečevanja zlorab ter se redno pregledujejo.
Ko razlog za hranjenje preneha, podatke varno izbrišemo ali anonimiziramo, razen če obstaja zakonska podlaga za daljše hrambo.
Varnost podatkov
NotarTopWeb uporablja kombinacijo tehničnih in organizacijskih ukrepov za zaščito osebnih podatkov. Med ukrepi so šifriranje komunikacije (HTTPS), omejitve dostopa do podatkov, redne varnostne posodobitve in varnostne kopije. Določeni podatki so dodatno zaščiteni z ukrepi za nadzor dostopa in revizijske evidence.
- Šifriranje prenosov podatkov z uporabo HTTPS in varnostnih certifikatov
- Redne varnostne posodobitve, varnostne kopije in nadzor dostopa do sistemov
- Politike za upravljanje dostopa, ločevanje vlog in revizijske sledi za administracijo
Pravice uporabnikov
Uporabniki imajo različne pravice v zvezi z osebnimi podatki. Zahteve lahko naslovijo na kontaktne podatke, navedene v tej politiki. NotarTopWeb se odziva v okviru zakonodajno določenih rokov in zahtev.
- Pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov in informacij o obdelavi
- Pravica do popravka netočnih podatkov ali dopolnitve manjkajočih informacij
- Pravica do izbrisa ali omejitve obdelave v primerih, določenih z zakonodajo
- Pravica do vložitve pritožbe pri pristojnem nadzornem organu, če menite, da je obdelava v nasprotju z zakonodajo
- Pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov, kadar uporabnik nasprotuje netočnim podatkom ali obdelavi za zakonite interese.
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar so osebni podatki obdelani na podlagi soglasja ali pogodbe in obdelava poteka avtomatizirano.
- Pravica do ugovora na obdelavo osebnih podatkov za namene neposrednega trženja ali obdelave na podlagi zakonitih interesov.
- Pravica do vložitve pritožbe pri nadzorni instituciji v Republiki Sloveniji, če uporabnik meni, da so bile kršene njegove pravice glede osebnih podatkov.
Kako uveljavljati pravice uporabnikov
Zahteve za uveljavljanje pravic lahko pošljete pisno na elektronski naslov ali naveden poštni naslov. V zahtevku jasno navedite katero pravico uveljavljate in priložite potrebne podatke za identifikacijo.
[email protected]
Odgovorili bomo v skladu z veljavno zakonodajo, običajno v 30 dneh od prejema zahtevka. Če je zahteva zahtevna, vas bomo obvestili o podaljšanju roka in razlogih.
Usklajenost z GDPR
NotarTopWeb obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 in slovensko zakonodajo. Namen obdelave, pravna podlaga ter pravice posameznikov so predstavljeni v nadaljevanju.
- Zakonitost obdelave: obdelava temelji na soglasju posameznika, izvrševanju pogodbe ali zakonitem interesu upravljavca.
- Transparentnost: uporabnikom zagotavljamo informacije o obsegu in namenu obdelave osebnih podatkov.
- Minimizacija podatkov: zbiramo le podatke, ki so nujno potrebni za zagotavljanje storitev spletnega razvoja za notarje.
- Namen shranjevanja: podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena ali v skladu z zakonskimi obveznostmi.
- Varnost: izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom.
- Podizvajalci: pri uporabi zunanjih procesorjev sklenemo ustrezne pogodbe za zagotovitev ravni varstva podatkov.
Nadzor nad izvajanjem določb o varstvu podatkov v Sloveniji izvaja Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije. Uporabniki se lahko za informacije in pritožbe obrnejo nanj.
Trženje in obvestila
NotarTopWeb uporablja kontaktne podatke za pošiljanje informacij o storitvah, posodobitvah in strokovnih vsebinah, kadar se uporabnik strinja s prejemanjem takšnih obvestil.
Prejemanje tržnih sporočil lahko kadar koli prekličete z uporabo povezave za odjavo v sporočilu ali z zahtevo poslano na kontaktni naslov podjetja.
Varstvo podatkov otrok
Spletne storitve NotarTopWeb niso namenjene zbiranju podatkov od otrok, mlajših od 16 let, brez soglasja zakonitega zastopnika. Če menite, da smo nezakonito zbrali podatke otroka, nas obvestite.
Povezave do tretjih strani
Na spletnih straneh lahko vključujemo povezave do zunanjih virov. NotarTopWeb ni odgovoren za vsebino ali prakse zasebnosti na teh spletnih straneh; za obdelavo podatkov pri teh ponudnikih veljajo njihovi pogoji.
Spremembe politike
Pravila zasebnosti lahko občasno posodobimo. Vsaka sprememba bo objavljena na strani NotarTopWeb s jasno navedbo datuma spremembe. Pomembne spremembe bomo poizkušali razložiti uporabnikom s primernimi obvestili.